【実際のメールあり】教授に研究室訪問のアポイントをとる方法

こんにちは、トリ子 (@kokeko101) です。

 

所属する研究室を決めるために、気になる研究室を訪問したい!

でも、どんな風にメールを打ったら良いんだ・・・?

 

この記事は、研究室配属を控え、研究室訪問を考えている学生さんに向けて書きました。

 

私が実際に送ったメールも載せていますので、良かったら参考にしてください。

 

 

注意点
  1. 私は理学部物理学科の人間です。分野によって、先生方のカラーがかなり違うことが想定されるので、適宜調節してください。
  2. 今回のメールは、私が3年生のときに同じ学科の教授に送ったものです。つまり、内部生からのメールであり、先生の方も私のことを知っているという前提です。外部の大学院進学を検討している学生とは、かなり状況が違うので注意してください。

 

逆にいうと、内部生が研究室訪問のアポをとる際には、がちがちになりすぎず、こんなもんでいいんだよという一例になるのかなと思っています。最低限のマナーは忘れずに。

 

それではいってみましょう。

 

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アポイントは会ってとる?メールでとる?

結論からいうと、どちらでもOKです。

 

アポイントを直接会ってとることのメリット2つ

ちょうど、その教授の講義をとっている場合であれば、講義終了後に話しかけてアポをとるのがおすすめです。

 

このアポイントの取り方には、メリットが2つあります。

 

1つは、顔を覚えてもらえることです。

大人数の学科だったり、あまり面識がない教授相手だったりする場合には、そもそも「君は誰?」ということになりかねません。

 

アポイントを直接とることで、顔と名前を覚えてもらえる可能性が高まります。

 

 

もう1つは、タイムラグがないことです。

 

メールだと、どうしてもやりとりに時間がかかってしまいます。

 

対面であれば、その場でお互いのスケジュールを調整できるので無駄がないと言えます。

 

 

アポイントをメールでとることのメリット2つ

講義がないなど、特に会う機会がない場合はメールを送りましょう。

 

先生方は(人にもよるでしょうが)かなり忙しいので、わざわざ日程調整のために来られても正直迷惑なのではないかなと思います。

 

そもそも、どこにいるかもわかりにくいので、会おうとしても会えない可能性も高いです(笑)

 

 

メールでアポイントをとることのメリットも2つあります。

 

1つは時間を気にせずに連絡できること

 

先ほども書いたように、先生方は大抵忙しいです。そして学生側も、アルバイトで忙しいこともありますよね。

 

メールであれば、時間を気にせずに連絡できるのでとても便利です。

 

※ただし、日程を決めるメールなので、なるべく返信は早くすることが望ましいです。そして時間を気にせずとは言っても、早朝や深夜は避けるのがベターでしょう。

 

 

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メールの書くときの注意点

これ以降は、メールでのアポイントの取り方について書いていきます。

 

メールアドレスは大学から配布されたものを使おう

はじめてメールを送る場合には、大学から配布されたメールアドレスを使って送ることをおすすめします。

 

というより、大学のメールアドレスを使いましょう。

 

大学のメールアドレスを、大学関係のやりとりに使わずしてどこに使うんだ!

 

(少なくとも私の大学では) 名前 @ ~.ac.jp というアドレスなので、メールボックスでも誰からのメールか見やすいですし、不審なメールだと思われなくて済みます。

 

その後のやりとりも極力、大学のアドレスを使うようにするといいです。

 

(と、言いつつ私は「携帯から失礼します」と書いて携帯メールから返信してしまうことも多いです・・・返信スピードを優先させています)

 

 

希望日時は書いたほうが良いと思う

個人的な考えですが、自分が訪問できる日時を書いて送るべきだと思います。

 

書かない場合、

  1. 訪問希望のメールを送る
  2. 教授から空いている日時のメールがくる
  3. 日時を選んで返信する
  4. 教授から確定の返信がくる

というステップになるでしょう。

 

日時を記入すれば、

  1. 訪問希望+空いている日時を書いたメールを送る
  2. 教授から「じゃあこの日で」というメールがくる
  3. 確認のメールを送る

と、少ない回数でアポイントをとることができます。

 

お互い労力は減らした方がいいので、日時を書いて送ることをすすめます。

 

ただし、「その日は空いていないんだ」という返事がくるかもしれないので、可能な限り空いている日時を書くのが良いかと思います。

 

 

質問や、特に知りたいことを書いておこう

教授サイドの感想ですが、

 

「ただ来られても、何を話せば良いのかわからない」

 

のだそうです。

 

 

研究室訪問で教授サイドが用意しているのは、研究内容の概要や、研究室での生活、(実験の場合)装置の説明が基本になります。

 

それって学科の全体説明会とかぶりませんか?

 

せっかく研究室訪問に行くのだから、もっと細かく知りたいことを聞いてみましょう。

 

教授はあなたが何を聞きたいと思っているのか、何に興味があるのかわかっていません。

 

情報は自分で取りにいきましょう。

 

 

その他、最低限のマナーは守ろう

  • 言葉遣い
  • 送る時間

当たり前ですが、注意しましょう。

 

地味に見落としがちだと思うのが、宛名と署名をつけること

 

普段のメールで「××様」で始めて「××より」と終わるメールを送っている学生はあまり多くないと思います。

そもそもメールでなくて、LINE等でやりとりしていますしね。

 

先生に送るメールは仕事のメールと同じなので、きちんと型を守りましょう。

 

 

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私が実際に送ったメール

私が実際に送ったメールを以下に示します。

これが正解とは言い切れませんが、良ければ参考にしてください。

 

※個人情報など、若干原文と異なる点があります。


××先生

 

こんにちは。物理学科3年の●●です。

研究室を訪問させていただきたいと思いご連絡しました。

 

指定曜日・時間は講義がありますので、その他の日程で調整をお願いできますでしょうか。

年内で私が空いている日時は、

◆日 午前中
◆日 午前中
◆日 午前中~4限前まで
◆日 午前中
◆日 午前中
です。

難しいようでしたら、年明けでも構いません。再度ご連絡させていただきます。

 

今のところ、第1希望でいるので、以下のことについても詳しく聞きたいです。

 

○質問1

(私は、博士課程まで進学することについて聞きました。6年ほどいることになるので、数年先の研究ビジョンや、ぶっちゃけ生活費の話も聞きたいと伝えました。)

 

○質問2

(自分が興味のあることを伝え、研究室ではどのような研究をしているか聞きたい旨を書きました。素直に興味はあるが知識はまだあまりないことも書きました。)

 

返信は携帯メール(◆◆◆@~.ne.jp)からすることが多いので、合わせてよろしくお願いします。

 

◆◆◆大学 理学部 物理学科
学籍番号 名前

 


 

この内容で、空いている日時を先生に選んでいただきました。

 

送ったのが12月だったので、訪問が年明けにずれ込むようであれば再度連絡する旨を伝えました。

 

アルバイトなどで先の日程がわからない場合も、ひとまず決まっているところまでの日程を伝え、それ以降になるようであれば再度連絡・・・という形は使えます

 

ちなみにこの後のメールは、携帯から返信していました。配属された今でも、急な連絡は携帯でしてしまうことが多いです。いちいちログインして、メーラー起動するの面倒なんだもん・・・

 

送りすぎて、おそらく先生の方でアドレス登録されているんじゃないかな(笑)

 

 

そして、このメールに対する先生からの返信には

「聞きたい内容を事前に教えてくれるとこちらも助かる」

 

とあり、ちょっと嬉しかったです。どんどん質問していきましょ!

 

 

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まとめ

研究室訪問のアポイントが、教授とのファーストコンタクトという人もいるかもしれません。

 

第一印象はとても大事です。失礼のないようにしましょう。

 

とはいえ、内部生の研究室訪問は毎年行われています。そこまで緊張しなくても大丈夫ですよ^^

ここで緊張していたら、実際会って話すのが大変ですからね!

 

みなさんの研究室訪問が有意義なものになりますように。

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